مدیریت ریسک: تعادل میان زمان، هزینه و کیفیت
در پروژه های ساختمانی، سه مولفه اصلی شامل زمان، هزینه و کیفیت هستند که میزان موفقیت پروژه را تعیین می کنند. هنگامی که یک ریسک به وقوع می پیوندد، ممکن است پروژه با تاخیر به پایان برسد یا نتواند کیفیت مورد نظر کارفرما را ارائه نماید. در این زمان، مدیر پروژه ناگزیر است که با پرداخت هزینه بیشتر به کاهش زمان پروژه یا بهبود کیفیت آن بپردازد.
در چنین شرایطی اگر پروژه با خطر افزایش هزینه ها نیز مواجه شود، برقراری تعادل میان سه مولفه فوق بسیار مشکل خواهد بود و مدیر پروژه باید استراتژی پاسخگویی به ریسک ها را به نحوی درنظر بگیرد که حالت بهینه ای میان، زمان، هزینه و کیفیت ایجاد شود.
مراحل اصلی مدیریت ریسک
مدیریت ریسک پروژه به طور کلی در سه مرحله به انجام می رسد که شامل شناسایی ریسک، تحلیل ریسک و پاسخگویی به آن می باشد.
مرحله شناسایی شامل پیش بینی تمامی ریسک های پیش رو و مستند نمودن آن می باشد.
مرحله تحلیل شامل بیان تفصیلی ریسک های شناسایی شده و احتمال وقوع و همچنین اثرات ناشی از وقوع هر یک می باشد.
مرحله پاسخگویی شامل تعیین اولویت پاسخگویی به هر یک از ریسک ها و اقدام برای کاهش احتمال وقوع یا اثرات ناشی از وقوع ریسک های پراهمیت می باشد.
در بسیاری از شرکت ها، مراحل مذکور با توجه به تجربیات مدیران پروژه، موارد ثبت شده مشابه و دستورالعمل های موجود به انجام می رسند که با توجه به محدودیت اطلاعات مستند شده، بعضاً با شکست مواجه می شوند.
مفاهیم کلی
در ادامه به منظور کمک به درک استراتژی های مدیریت ریسک، به تعریف برخی از مفاهیم کلی پرداخته ایم:
محدوده پروژه (Scope):
منظور از محدوده پروژه، اهداف پروژه و بودجه مالی و زمانی است برای دستیابی به این اهداف پیش بینی شده است. محدوده پروژه مشخص می کند که چه فعالیت هایی باید در چه زمان و با چه هزینه ای به انجام برسند.در واقع، محدوده پروژه نشانگر زمان، هزینه و کیفیت اجرا یعنی همان مولفه های اصلی مدیریت ریسک می باشد.
ساختار شکست کار (WBS):
ساختار شکست کار ابزاری برای دسته بندی فعالیت هاست که به سازماندهی بهتر فعالیت های پروژه کمک می کند. هر فعالیت در ساختار شکست کار نیز (همانند کل پروژه) محدوده خاص خود را دارد که زمان، هزینه و کیفیت آن فعالیت را مشخص می کند.
رویداد ریسک:
رویداد ریسک در واقع به معنای بروز یک شرایط غیر قطعی است که ممکن است بر زمان، هزینه و یا کیفیت پروژه اثر بگذارد. احتمال وقوع و میزان اثرگذاری، دو بعد اصلی هر رویداد ریسک هستند.
مدیریت ریسک در پروژه
مدیریت ریسک به معنای رویکردی است که برای مقابله با ریسک های شناسایی شده به کار گرفته می شود. این رویکرد می تواند پذیرش ریسک، انتقال ریسک به دیگر ارکان پروژه، کاهش ریسک و یا پرهیز کامل از آن باشد.
پذیرش ریسک به این معنا است که شدت اثرات ناشی از وقوع ریسک به قدری ناچیز است که نیازی به انجام اقدام متقابل برای جلوگیری از بروز آن وجود ندارد. انتقال ریسک به دیگران عموماً در قالب بندهای قراردادی صورت می گیرد و طرف پذیرنده، در قبال دریافت امتیازاتی می پذیرد که برخی ریسک ها را بر عهده بگیرد. کاهش ریسک به معنای اقداماتی است که سبب کاهش احتمال بروز و یا کاهش شدت عواقب ناشی از بروز ریسک می گردد. پرهیز کامل از ریسک در مواردی رخ می دهد که عواقب ناشی از بروز ریسک به قدری سهمگین است که به هیچ عنوان نمی توان بروز آن را تحمل نمود.
براساس موارد فوق، مدیر پروژه می تواند استراتژی خود را برای پاسخگویی به ریسک ها تعیین نماید:
استراتژی های مدیریت ریسک
۱- استراتژی ناحیه ای مدیریت ریسک
در استراتژی ناحیه ای، در هر مرحله دو بخش از پروژه از نظر ریسک های موجود، مورد مقایسه قرار می گریند. سپس مشخص می شود که هر یک از این ناحیه ها با چه احتمالی در معرض بروز ریسک های مختلف قرار دارند و بروز این ریسک ها در هر ناحیه، با چه وزنی کل پروژه را متاثر می سازد. این دو ناحیه در یک نمودار دو بعدی تصویر می شوند و مشخص می شود که هر گونه اقدام در راستای مدیریت ریسک در یک ناحیه، چه اثرات متقابلی در ناحیه مجاور خواهد داشت.
۲- استراتژی بده-بستان در مدیریت ریسک
در استراتژی بده-بستان، اهداف مدیران و اولویت های پروژه درخصوص هزینه ها، مدت و کیفیت اجرا، احتمال تغییر در کار و … ناشی از هر گونه اقدام در راستای مدیریت ریسک مورد بررسی قرار می گیرد و تصمیم گیری می شود که کدامیک از مولفه های تعریف شده، باید برای حفظ سایر مولفه ها قربانی شوند.
۳- استراتژی مدیریت ریسک بر مبنای ساختار شکست کار
این استراتژی با توجه اصول کلی تعریف شده در مبانی مدیریت پروژه شکل گرفته و برای هر یک از فعالیت های موجود در ساختار شکست کار، ریسک های موجود و احتمال و عواقب بروز آن ها را مورد سنجش قرار می دهد. در این روش تلاش می شود تمامی ریسک ها کنترل شوند و تعریف حالت بهینه برای پروژه چندان مدنظر نمی باشد.
۴- استراتژی بهینه سازی ریسک های پروژه
در این روش، یک مدل ریاضی برای تحلیل و ارزیابی ریسک تعریف می شود که کارایی هر یک از اقدامات انجام شده در مراحل مختلف مدیریت ریسک را وزن دهی می کند و تلاش می کند در قالب محدودیت های موجود و با صرف کمترین هزینه، اهداف مورد نظر را بدست آورد. اگرچه این روش به نظر کارآمد جلوه می کند اما تعریف توابع ریاضی و مدلسازی ریسک ها، بسیار پیچیده خواهد بود.
نتیجه گیری
با توجه به مباحث مطرح شده، مدیریت ریسک باید در هر سه مرحله شناسایی، تحلیل و پاسخ، بصورت ترکیبی از استراتژی ناحیه ای و بده-بستان به انجام برسد و تا جای ممکن تلاش شود که با توجه به ساختار شکست کار به بهینه سازی ریسک های کل پروژه پرداخته شود. تصمیم گیری برای انتخاب میان پذیرش، پرهیز، کاهش و یا انتقال ریسک برای فعالیت های مختلف همچنان بر دوش مدیر پروژه خواهد بود و از پروژه ای به پروژه دیگر، تفاوت های قابل توجهی خواهد داشت.
