ذینفعان پروژه:
مسئله ی مدیریت ذینفعان در پروژه های ساختمانی جهت برنامه ریزی و اجرای پروژه، در تحقیقات زیادی مورد تاکید قرار گرفته است. ذینفعان به واسطه تفاوت در حرفه، فرهنگ، سطح تحصیلات، جنسیت و فاصله مکانی از پروژه، غالبا دارای طیف گسترده ای از نیازها و علایق هستند که باید از طریق دستاوردهای یک پروژه برآورده شود. فریمن در سال ۱۹۸۴ تعریفی از ” ذینفع” به صورت زیر ارائه داد:
گروه هایی که می توانند توسط دستاوردهای یک پروژه تحت تاثیر قرار گیرند یا بر روی اهداف و دستاوردهای پروژه اثرگذار باشند.
رضایت ذینفع یعنی تحقق انتظارات قبل از پروژه توسط عملکرد واقعی پروژه که در مراحل مختلف پروژه قابل اندازه گیری است. در پروژه های ساخت و ساز، رضایت ذینفع به عنوان مکمل شاخص های مرسوم یعنی هزینه، کیفیت و زمان، برای اندازه گیری موفقیت پروژه، مورد توجه بوده است. در این مقاله ۲۵ عامل موفقیت مدیریت ذینفعان بیان شده است.
پیش نیازها:
- مدیریت ذینفعان با مسئولیت های اجتماعی.
- اختصاص منابع کافی به فعالیت های مدیریت ذینفعان.
تحقق مسئولیت های اجتماعی (اقتصادی، حقوقی، محیطی، اخلاقی و فرهنگی) برای موفقیت مدیریت ذینفعان بسیار حائز اهمیت است. هم چنین استفاده از منابع کافی در جهت فعالیت های مدیریت ذینفعان مهم می باشد.
اطلاعات ورودی:
- تعریف شفاف و واضح رسالت و اهداف پروژه.
- شناسایی مناسب ذینفعان.
- گردآوری اطلاعات مربوط به ذینفعان.
- شناسایی نیازهای ذینفعان و محدودیت های پروژه.
- آشنایی با دانش عمومی مدیریت ذینفعان.
شفافیت اهداف و رسالت پروژه موجب هم ترازی مناسب ترجیحات ذینفعان می شود. هم چنین شناسایی و گردآوری اطلاعات ذینفعان و درنظر گرفتن علایق و نیازهای ذینفعان برای موفقیت مدیریت ذینفعان بسیار مهم است.
ارزیابی ذینفعان:
- ارزیابی شاخص هایی چون قدرت، فوریت و مشروعیت.
- ارزیابی رفتار ذینفعان.
- تحلیل تعارضات و ائتلاف های میان ذینفعان.
- درک حوزه های علایق ذینفعان.
- پیشبینی دقیق تاثیرات ذینفعان.
- تعیین نقاط قوت و ضعف ذینفعان.
ارزیابی ویژگی هایی چون قدرت، فوریت و مشروعیت ذینفعان، سبب افزایش ظرفیت مدیریت پروژه جهت درک مشخصات ذینفعان می شود که امری ضروری برای اثربخشی مدیریت ذینفعان است. از سوی دیگر شناسایی نقاط قوت و ضعف ذینفعان برای درک استراتژی آن ها توسط مدیر پروژه حائز اهمیت می باشد.
روش های موثر تصمیم گیری:
- تجزیه و تحلیل جامع و شفاف تمام راه حل های جایگزین در پروژه.
- مصالحه میان ذینفعان و رفع تعارضات از طریق اجماع.
- مشارکت ذینفعان در تصمیم گیری.
- تدوین استراتژی های مناسب برای رسیدگی به ذینفعان.
- پیش بینی واکنش های بالقوه ی ذینفعان به اجرای استراتژی ها.
عمل و ارزیابی:
- اجرای استراتژی های تدوین شده برای ذینفعان.
- ارزیابی مستمر رضایت ذینفعان .
به کمک ارزیابی مستمر، عملکرد استراتژی های تدوین شده گردیده و تعیین می شود که آیا نیازی به حفظ یا بهبود استراتژی ها وجود دارد یا خیر.
پشتیبانی مستمر:
- اطمینان از ارتباط اثربخش با ذینفعان.
- ارتقا و نگهداری ارتباط با / بین ذینفعان.
- اطمینان از اعتماد و احترام متقابل با / بین ذینفعان.
- دریافت حمایت و مساعدت از مقامات بالاتر.
- تجزیه و تحلیل تغییرات ذینفعان مانند اطلاعات، تاثیرات، روابط و رفتارها.
از آن جایی که در خلال فرآیندهای مدیریت ذینفعان، ممکن است مدیران پروژه در کنترل ذینفعان قدرتمند و رفع تعارضات بیش از حد دچار مشکل شوند، حمایت مقامات بالاتر مورد نیاز است.
وجود کانال های ارتباطی شفاف و رسمی برای اطمینان از اثربخشی انتقال اطلاعات میان مدیران پروژه و ذینفعان امری ضروری است. هم چنین ارتباط اثر بخش با ذینفعان، به عنوان مثال در بحث هزینه ها و مزایای پروژه، احتمال پذیرش پروژه از سوی جامعه و رضایت ذینفعان را افزایش می دهد. موفقیت در مدیریت ارتباطات برای موفقیت در دستیابی به نتایج پروژه و تحقق انتظارات ذینفعان، بسیار اهمیت دارد.
ذینفعان داخلی و خارجی برای توسعه ی پروژه های ساختمانی بسیار مهم هستند و هدف اصلی مدیران پروژه باید ایجاد تعادل بین نیازها و انتظارات این ذینفعان باشد.
در صورتی که به موضوع مدیریت ذینفعان در پروژه های ساختمانی علاقمند هستید، پیشنهاد می کنیم جزوه مدیریت ریسک دکتر ملکی تبار/ تدوین چارچوب مدیریت ریسک را هم مطالعه فرمایید.
