ذینفعان پروژه:

مسئله ی مدیریت ذینفعان در پروژه های ساختمانی جهت برنامه‏ ریزی و اجرای پروژه، در تحقیقات زیادی مورد تاکید قرار گرفته است. ذینفعان به واسطه تفاوت در حرفه، فرهنگ، سطح تحصیلات، جنسیت و فاصله مکانی از پروژه، غالبا دارای طیف گسترده ای از نیازها و علایق هستند که باید از طریق دستاوردهای یک پروژه برآورده شود. فریمن در سال ۱۹۸۴ تعریفی از ” ذینفع” به صورت زیر ارائه داد:

گروه هایی که می توانند توسط دستاوردهای یک پروژه تحت تاثیر قرار گیرند یا بر روی اهداف و دستاوردهای پروژه اثرگذار باشند.

رضایت ذینفع یعنی تحقق انتظارات قبل از پروژه توسط عملکرد واقعی پروژه که در مراحل مختلف پروژه قابل اندازه گیری است. در پروژه های ساخت و ساز، رضایت ذینفع به عنوان مکمل شاخص های مرسوم یعنی هزینه، کیفیت و زمان، برای اندازه گیری موفقیت پروژه، مورد توجه بوده است. در این مقاله ۲۵ عامل موفقیت مدیریت ذینفعان بیان شده است.

پیش نیازها:

مدیریت ذینفعان با مسئولیت های اجتماعی.
اختصاص منابع کافی به فعالیت های مدیریت ذینفعان.

تحقق مسئولیت های اجتماعی (اقتصادی، حقوقی، محیطی، اخلاقی و فرهنگی) برای موفقیت مدیریت ذینفعان بسیار حائز اهمیت است. هم چنین استفاده از منابع کافی در جهت فعالیت های مدیریت ذینفعان مهم می باشد.

اطلاعات ورودی:

تعریف شفاف و واضح رسالت و اهداف پروژه.
شناسایی مناسب ذینفعان.
گردآوری اطلاعات مربوط به ذینفعان.
شناسایی نیازهای ذینفعان و محدودیت های پروژه.
آشنایی با دانش عمومی مدیریت ذینفعان.

شفافیت اهداف و رسالت پروژه موجب هم ترازی مناسب ترجیحات ذینفعان می شود. هم چنین شناسایی و گردآوری اطلاعات ذینفعان و درنظر گرفتن علایق و نیازهای ذینفعان برای موفقیت مدیریت ذینفعان بسیار مهم است.

ارزیابی ذینفعان:

ارزیابی شاخص هایی چون قدرت، فوریت و مشروعیت.
ارزیابی رفتار ذینفعان.
تحلیل تعارضات و ائتلاف های میان ذینفعان.
درک حوزه های علایق ذینفعان.
پیش‏بینی دقیق تاثیرات ذینفعان.
تعیین نقاط قوت و ضعف ذینفعان.

ارزیابی ویژگی هایی چون قدرت، فوریت و مشروعیت ذینفعان، سبب افزایش ظرفیت مدیریت پروژه جهت درک مشخصات ذینفعان می شود که امری ضروری برای اثربخشی مدیریت ذینفعان است. از سوی دیگر شناسایی نقاط قوت و ضعف ذینفعان برای درک استراتژی آن ها توسط مدیر پروژه حائز اهمیت می باشد.

روش های موثر تصمیم گیری:

تجزیه و تحلیل جامع و شفاف تمام راه حل های جایگزین در پروژه.
مصالحه میان ذینفعان و رفع تعارضات از طریق اجماع.
مشارکت ذینفعان در تصمیم گیری.
تدوین استراتژی های مناسب برای رسیدگی به ذینفعان.
پیش بینی واکنش های بالقوه ی ذینفعان به اجرای استراتژی ها.

عمل و ارزیابی:

اجرای استراتژی های تدوین شده برای ذینفعان.
ارزیابی مستمر رضایت ذینفعان .

به کمک ارزیابی مستمر، عملکرد استراتژی های تدوین شده گردیده و تعیین می شود که آیا نیازی به حفظ یا بهبود استراتژی ها وجود دارد یا خیر.

پشتیبانی مستمر:

اطمینان از ارتباط اثربخش با ذینفعان.
ارتقا و نگهداری ارتباط با / بین ذینفعان.
اطمینان از اعتماد و احترام متقابل با / بین ذینفعان.
دریافت حمایت و مساعدت از مقامات بالاتر.
تجزیه و تحلیل تغییرات ذینفعان مانند اطلاعات، تاثیرات، روابط و رفتارها.

از آن جایی که در خلال فرآیندهای مدیریت ذینفعان، ممکن است مدیران پروژه در کنترل ذینفعان قدرتمند و رفع تعارضات بیش از حد دچار مشکل شوند، حمایت مقامات بالاتر مورد نیاز است.

وجود کانال های ارتباطی شفاف و رسمی برای اطمینان از اثربخشی انتقال اطلاعات میان مدیران پروژه و ذینفعان امری ضروری است. هم چنین ارتباط اثر بخش با ذینفعان، به عنوان مثال در بحث هزینه ها و مزایای پروژه، احتمال پذیرش پروژه از سوی جامعه و رضایت ذینفعان را افزایش می دهد. موفقیت در مدیریت ارتباطات برای موفقیت در دستیابی به نتایج پروژه و تحقق انتظارات ذینفعان، بسیار اهمیت دارد.

ذینفعان داخلی و خارجی برای توسعه ی پروژه های ساختمانی بسیار مهم هستند و هدف اصلی مدیران پروژه باید ایجاد تعادل بین نیازها و انتظارات این ذینفعان باشد.

در صورتی که به موضوع مدیریت ذینفعان در پروژه های ساختمانی علاقمند هستید، پیشنهاد می کنیم جزوه مدیریت ریسک دکتر ملکی تبار/ تدوین چارچوب مدیریت ریسک را هم مطالعه فرمایید.