گستره عدم قطعیت در پروژه ها قابل ملاحظه است و بسیاری از فعالیت های مدیریت پروژه از همان مراحل اولیه ی دوره عمر پروژه ، به تبیین و تصمیم گیری در مورد مجموعه اقدامات ممکن در برابر عدم قطعیت های پروژه می پردازد . بخشی از موارد عدم قطعیت در پروژه ها ، به امکان تغییر در معیارهای عملکرد پروژه مانند هزینه ، زمان یا کیفیت برمی گردد. همچنین می توان ، عدم قطعیت را به مسایلی مانند ابهام در شناخت رفتار عوامل و نهاد های حاضر در پروژه ، نبود اطلاعات ، نبود ساختار مشخص برای در نظر گرفتن مسایل مربوط به پروژه ، فرضیه های منظور شده ، منابع شناخته شده و ناشناخته انحراف در پروژه و بسیاری موارد دیگر ارتباط داد . این موارد را می توان در چهار ناحیه زیر طبقه بندی کرد:
۱- عدم قطعیت در مبانی و براورد های پروژه
۲- عدم قطعیت در طراحی و تدارکات پروژه
۳- عدم قطعیت در اهداف پروژه و اولویت آنها
۴- عدم قطعیت در روابط بین نهادهای حاضر در پروژه
این چهار مورد در ادامه تشریح شده اند :
عدم قطعیت در مبانی و براوردهای پروژه
کیفیت و دقت براورد ها به مواردی چون تجربه و مهارت کسانی که آنها را تهییه کرده اند ، چگونگی و زمان انجام این براوردها و منابع و فرضیاتی که این براورد ها بر آن استوارند، وابسته است . براود هایی مانند زمان ، هزینه و کیفیت، حوزه ی مشهودی از عدم قطعیت در پروژه ها هستند . بعنوان مثال ممکن است در مورد زمان و منابع لازم برای اتمام فعالیت خاصی اطمینان وجود نداشته باشد . دلایل این نوع عدم قطعیت می تواند شامل عوامل متعددی از جمله عوامل زیر باشد :
_ نبود مشخصات صریح از آنچه مورد نیاز است .
_ نبود تجربه در خصوص بعضی از فعالیت ها .
_ پیچیدگی از دید تعداد عوامل موثر و تعداد وابستگی های بین فعالیت ها .
_ امکان وقوع رویداد یا شرطی که فعالیت مورد نظر را متاثر سازد .
عدم قطعیت در طراحی و تدارکات پروژه
طبیعت و مشخصات اقلام تحویلی < محصولات > پروژه و فرایند تعریف و تولید آنها، در مراحل اولیه دوره ی عمر پروژه ، زمینه ساز عدم قطعیت های بنیادی هستند . بطور اصولی ، بیشتر این عدم قطعیت ها ریشه در مراحل پیش از اجرای پروژه دارد که از تعجیل در مشخص کردن کاری که باید انجام شود ، ناشی می شود . از این رو ، زمان لازم ، منابع ضروری و هزینه ی انجام کار و سایر موارد ضروری ، مورد کم توجهی واقع می گردد و به این ترتیب ، در عمل بخش قابل ملاحظه ای از این عدم قطعیت ها حل نشده باقی می ماند . طبیعت موضوعات و عدم قطعیت ها مربوط به طراحی و تدارکات پروژه به گونه ای است که می تواند منجر به عدم قطعیت هایی در رابطه با مبانی براورد ها گردد .
عدم قطعیت در اهداف پروژه و اولویت های آنها
هر گاه در تعریف پروژه در مورد اهداف و اولویت دهی بین آنها، عدم قطعیت وجود داشته و موازنه قابل قبولی وجود نداشته باشد ، مشکلات عمده ای به وجود می آید . مسئله ی اصلی این است که تمام نهاد های حاضر در پروژه ، مسئولیت های خود < که منجر به برآورده شدن اهداف پروژه می گردد > و انتظارات سایر نهاد ها را به روشنی درک کنند .
عدم قطعیت در روابط بین نهاد های حاضر در پروژه
روابط بین نهاد های مختلف حاضر در پروژه ، حتی اگر به نظر خیلی ساده برسند ، می توانند بسیار پیچیده و حائز اهمیت باشند . تضاد و عدم هماهنگی در بین نهاد های مختلف در پروژه می تواند منجر به ایجاد عدم قطعیت با منشا های زیر گردد :
_ محدوده و ویژگی مسئولیت ها .
_ نوع درک و استنباط از نقش ها و مسئولیت ها .
_ ارتباط ها در پروژه .
_ ظرفیت و توانایی نهاد های حاضر در پروژه .
_ توقع ها و انتظار های غیر رسمی به جای قرارداد های رسمی .
_ روش های ایجاد هماهنگی و کنترل .
منبع: نشریه شماره ۶۵۹ – مدیریت ریسک در پروژه ها
