استفاده از روش موج غلتان برای برنامه ریزی عملیات اجرایی پروژه:
برنامه ریزی، یک فرایند تصمیم گیری است که در طی آن تصمیمات وابسته به هم در قالب یک سیستم فکری یکپارچه قرار می‌گیرد. چیزی که اجرای موثر برنامه ها را با مشکل جدی مواجه می کند، آن است که برنامه ریزی با تصمیم گیری درخصوص نوع فعالیت‌ها و نحوه انجام آن در آینده و بصورت پیش بینی رویدادها شکل می گیرد. درحالیکه در محیط پویای امروزی که دائماً با رویدادهای پیش بینی نشده و اطلاعات جدید مواجه است، پیش بینی رویدادها بسیار سخت خواهد بود و پرسش کلیدی پیش روی تیم پروژه آن است که تصمیماتشان باید تا چه حد از عملیات اجرایی جلوتر باشد. گرفتن تمامی تصمیات در ابتدای کار، به گروه فرصت بیشتری می دهد تا این تصمیمات را به همراه جزییاتشان تشریح نموده و آن ها را با سایر تصمیمات مربوطه هماهنگ سازند تا به بهترین شکل برای عملیات اجرایی آماده شوند. اما اگر تصمیم گیری خیلی زود شروع شود، احتمال زیادی وجود دارد که در فاصله میان تصمیم گیری و اجرا، آنقدر تغیرات متعددی بوجود آید که لازم باشد تصمیمات را به طور کلی اصلاح کنیم.
مدیران موفق امروزی برای رویارویی با این تعارضات در برنامه ریزی از روش “موج غلتان” استفاده می کنند. آن ها با توجه به اینکه تعهدات برنامه ای بلند مدت نمی تواند در بستری از اطلاعات در حال تغییر شکل گیرد، برنامه ریزی خود را روی موج هایی انجام می دهند که طی آن مشخصات پروژه آشکارتر شده و اطلاعات در دسترس بیشتر قابل اتکا باشند. آن ها به همراه گروهشان به گونه‌ای برنامه ریزی می کنند که تنها تعهدات کوتاه مدتشان بصورت تفصیلی و با جزییات شکل بگیرد. همچنین برنامه ریزی میان مدت (مثلاً سه ماهه) را با جزییات نسبتاً کمتر و برنامه ریزی بلند مدت (برای مدت کل پروژه) را بصورت کلی و فقط با بیان فعالیت‌های اصلی آن به انجام می رسانند. با این روش، مدیران پروژه قادر خواهند بود از قابل اتکا بودن برنامه کوتاه مدت و انعطاف پذیری برنامه بلند مدت اطمینان حاصل نمایند.
همانطور که در تصویر ۲-۲- مشاهده می شود، برنامه کار ها در یک بازه زمانی یک تا دو هفته ای با جزییات کامل برای هر فعالیت تهیه می گردد. تمرکز این برنامه بر سطحی از فعالیت های پروژه است که به طور معمول توسط یک سرکارگر قابل مدیریت باشد. واگذاری برنامه ریزی کارها به افرادی که مسئول انجام آن هستند احساس مالکیت و تعهد را در افراد بهبود بخشیده و تلاش برای برنامه ریزی صحیح را حتی در سطوح مدیریتی افزایش می دهد.
مدیر پروژه با قرار گرفتن در مرکز ثقل گردش اطلاعات داخلی و خارجی مرتبط با پروژه (همانطور که در فصل بعد بیان خواهد شد) در بهترین موقعیت قرار دارد تا برنامه های میان مدت را بطور مستمر (در بازه های زمانی دو تا شش ماهه) بروز رسانی و اصلاح نماید. با بررسی پیشرفت پروژه و اصلاح برنامه ها در این روند آزمون و خطا، مدیران پروژه قادر خواهند بود تا از اثرگذاری برنامه های آتی اطمینان حاصل نمایند.
تصویر ۲-۲- اثرگذاری بازه زمانی یرنامه بر میزان جزییات آن
باید بر این نکته تاکید شود که نیازی نیست بسیاری از تصمیمات پروژه توسط مدیر پروژه گرفته شود که یک دلیل آن محدودیت زمانی و دلیل دیگر، عدم تخصص مدیران پروژه در تمام زمینه های فنی می باشد. با این حال، مدیران پروژه نقش عمده ای در فرایند تصمیم گیری دارند. آن ها بررسی پیشرفت پروژه را تسهیل می کنند، آن ها اعضای گروه را به ذینفعان مناسب مرتبط می سازند، آن ها چارچوب فکری لازم را برای تصمیم گیری شکل می دهند، آن ها روش مورد استفاده در فرایند تصمیم گیری را تعیین می‌کنند و مهم تر از همه، آن ها اطمینان حاصل می کنند که تصمیمات متعدد و وابسته به هم بصورت یکپارچه برنامه ریزی شوند.
آماده سازی و ارائه برنامه کلی پروژه نسبت به برنامه ریزی فعالیت ها نیازمند فرایندهایی با رنگ و لعاب و رسمیت بیشتری می باشد و معمولاً توسط مسئول کنترل پروژه هدایت می شود. درحالی که تنها راه رویارویی با اطلاعات ناقص و در حال تغییر، تهیه یک برنامه بلند مدت انعطاف پذیر است، برنامه کلی پروژه معمولاً شامل زمان های اضافی (Redundancies) و سیستم های پشتیبانی از برنامه می باشد تا به ارکان بیرونی پروژه این اطمینان را بدهد که رویدادهای قابل تحویل (Milestones) و اهداف پروژه در زمان مقرر کسب شوند. منظور از زمان های اضافی، در ادامه شرح داده خواهد شد.
این نوع برنامه ریزی به معنی رها کردن تصمیم گیری ها برای بعد نیست. در مقابل، این روش به معنای تفکیک هدفمند بخش‌هایی از برنامه است که می تواند با دقت بیشتری در آینده صورت پذیرد. با استفاده از این روش، از بوجود آمدن دو موقعیت بسیار نامطلوب پرهیز می‌شود. اولین مورد، پرداختن بیش از حد به جزییات برنامه در مراحل بسیار ابتدایی می باشد که می تواند به سبب تصمیم گیری بر مبنای حدسیات اولیه به جای اطلاعات قابل اتکا موجب بی اعتبار شدن سریع برنامه گردد. مورد دیگر، بروز تاخیر در برنامه ریزی تا تکمیل و نهایی شدن کلیه اطلاعات مورد نیاز می باشد. در هر دو حالت، عملکرد پروژه با مشکل مواجه می شود. با استفاده از روش موج غلتان مدیر پروژه قادر خواهد بود در مراحل درستی از پروژه به تهیه جزییات بیشتر برای برنامه بپردازد.
جدول ۲-۱- برنامه های مختلف مورد استفاده در روش موج غلتان
با این حال، سطح جزییات فقط به بازه زمانی برنامه وابستگی ندارد بلکه به میزان عدم قطعیت موجود در پروژه نیز وابسته است. برنامه می بایست در صورت کم بودن عدم قطعیت در پروژه، جزییات بیشتری را در خود جای دهد. در صورت بالا بودن عدم قطعیت، باید جزییات برنامه ریزی کاهش یابد و در بازه های زمانی طولانی، این کاهش در جزییات، به مراتب بیشتر خواهد بود.
تناوب به روز رسانی و اصلاح برنامه نیز به میزان عدم قطعیت ها وابسته است. عدم قطعیت بیشتر، به دفعات بیشتری از اصلاح برنامه منجر می گردد. در مطالعه ای در خصوص یک پروژه ۲۰ میلیون دلاری که ۱۸ ماه به طول انجامید، اطلاحات اصلی در برنامه که به سبب تغییر در روش های اجرایی یا تغییر در توالی فعالیت ها ایجاد شده بود به طور متوسط هر ۳٫۵ ماه یکبار رخ داده است. در صورت وجود عدم قطعیت بسیار بالا، تخمین زده می شود که تناوب به روز رسانی برنامه ها به طور متوسط تا یکبار در هر ۱٫۵ ماه افزایش یابد.
ادامه دارد …
BECOMING A PROJECT LEADER
از مدیر پروژه تا رهبر پروژه /۵