پاسخگویی و عملکرد چابک:
درحالیکه ارتباطات منظم، نقشی اساسی در تشخیص زودهنگام مسائل پروژه دارد، مقابله با این مسائل غیر منتظره مستلزم اقدام سریع می باشد. لذا مدیران پروژه می بایست بصورت خلاقانه و با سرعت به تعامل با چنین رویدادهایی بپردازند. Brian Muirhead مسئول توسعه و پرتاب سیستم Pathfinder در ماموریت پرواز به مریخ، موضوع را به این صورت بیان می کند:
” هرکسی لزوم داشتن برنامه را درک می کند … اما در جهانی که سریعتر بودن، بهتر بودن، ارزان تر بودن و خلاقیت، بخش های جدایی ناپذیری از برنامه ها هستند، پس از برنامه ریزی، یک فرایند کامل دیگر وجود خواهد داشت. چابکی با حذف فاصله میان طراحی و ساخت بوجود می آید، بطوریکه تصمیم گیری و اقدام به انجام فعالیت ها بصورت همزمان رخ می دهند. در جهان پر تغییری که ما در آن زندگی و کار می کنیم، توان تصمیم گیری آنی در صدر جدول اولویت های لازم به عنوان مهارت های مدیریتی قرار گرفته است.”
خلاقیت
در مثال های زیر، مدیران پروژه از به کار گیری خلاقیت برای تعامل مناسب با رویدادهای غیر منتظره بهره برده اند. اولین مثال توسط Kenneth Szalai مهندس ارشد و مدیر نرم افزاری اولین سیستم پرواز خودکار در NASA بیان شده است:
یکی از مهندسان سیستم به من اعلام کرد که پرواز آزمایشی با شکست مواجه شده است. … در حال بررسی مسئله، با مشکل بسیار بدی مواجه شدیم. مشکل بسیار فراتر از تنظیم نادرست سیستم خودکار برای پرواز آزمایشی بود. من متوجه شدم برنامه نوشته شده با تعدادی قابل توجهی از دستورالعمل ها منافات دارد. … رایانه دستورالعمل ها را به هم ریخته بود. ما ابزاری برای کنترل خودکار حافظه رایانه براساس لیست دستورالعمل های چاپ شده اصلی نداشتیم. … آزمایشگاه Draper و IBM روز بعد علت مشکل را کشف کردند. اشکال در نرم افزار تبدیل زبان ماشین پیدا شد. IBM رفع عیب نرم افزار را آغاز کرد. … اما به نظر می رسید این کار چندین هفته زمان ببرد و ما می بایست هفته بعد عملیات پروازی را به انجام می رساندیم. … من فکر کردم که بررسی دستی حافظه رایانه براساس لیست چاپی چقدر زمان نیاز خواهد داشت؟ ۲۵۰۰۰ واحد حافظه وجود داشت و اگر ۵ گروه مهندسی هر ۱۰ ثانیه یک واحد حافظه را بررسی می کردند، این کار در مدت ۱۴ ساعت به انجام می رسید. … ما چند گروه مهندسی را حاضر کردیم و تمامی موارد را بررسی و اشتباهات را رفع کردیم. ما کار خود را تا عصر روز جمعه به پایان رساندیم و اشتباه دیگری پیدا نکردیم. من فکر می کنم در برخی موارد کارهای پیشتازانه، بیش از ظرافت به سرعت نیاز دارند. … ما مطابق خواسته کارفرما روز چهارشنبه سیستم را به پرواز در آوردیم.”
Kenneth تحت فشار شدید زمانی به یک رویکرد خلاقانه روی آورد تا راهکاری ساده و البته غیر حرفه ای برای حل مسئله ارائه نماید.
Rex Geveden یکی از مدیران پروژه NASA نیز هنگامی که مطلع شد تجهیرات به علت ضعف قلاب ها در آزمون لرزش با شکست مواجه شده اند، راهکارهای غیر حرفه ای موثری را به کار گرفت. حل مشکل براساس فرایندهای استاندارد NASA شامل طراحی مجدد، ساخت و آزمایش قلاب ها حداقل به دو هفته زمان نیاز داشت. در مقابل Rex به مهندس ارشد Fred Sanders – که دانش و مهارت لازم را داشت – این اجازه را داد که خودش مشکل را حل کند. Fred در کارگاه خود براساس نقشه هایی که خودش طراحی کرده بود قطعاتی را ساخت. سپس قلاب ها را به خانه برد و آن ها را به هم متصل کرد. قلاب های تعمیر شده روز بعد با موفقیت تست شدند.
به نظر می رسد روش Rex مورد تایید NASA قرار گرفته است چرا که وی بعد از آن به مقام مهندس ارشد NASA ارتقا یافت و بعدها نیز به یکی از مدیران ارشد NASA تبدیل شد.
Leslie Shepherd ناچار بود در حین مدیریت یک پروژه بازسازی برای دولت فدرال آمریکا، راهکار ویژه ای را ارائه دهد. چرا که در آن زمان، ساختمان ها در حال بهره برداری بودند و مدیر پروژه ناچار بود در چنین شرایطی به کار بپردازد و به سرعت کار خود را به انجام برساند. آن ها زمانی با مشکل مواجه شدند که بام یک ساختمان ادرای در حال بهره برداری باید قیراندود می شد. بخارهای ناشی از قیر گرم توسط سیستم هوای تازه به داخل کشیده می شد و به این دلیل، افراد حاضر در ساختمان قادر به کار نبودند. مدیر ساختمان می توانست چند ساعتی سیستم هوای تازه را از کار بیندازد اما این اقدام برای کل مدت روز مقدور نبود. بنابراین Leslie تصمیم گرفت از یک روش غیر معمول برای حل این مسئله استفاده نماید:
“راهکار من حرفه ای نبود اما کارایی زیادی داشت. ما فردی را استخدام کردیم تا در کنار دستگاه های تهویه روی بام بایستد و بوی قیر را استشمام نماید. مدیر ساختمان به وی آموزش داد که چگونه فن های دستگاه را خاموش و روشن کند. او هر روز وابسته به حس بویایی خود، فن ها را روشن و خاموش می کرد. این کار تنها وظیفه این فرد بود و هزینه اضافی مربوط به حقوق وی به مراتب کمتر از هزینه های ساعات از دست رفته بابت توقف کار واحد اداری ساختمان بود. در حین قیراندود کردن بام، مدیر ساختمان دیگر اعتراضی درباره بوی قیر نداشت.”
Leslie نیز همانند Kenneth و Rex تحت فشار شدید زمانی قرار داشته است. هر سه مدیر توانستند در مسیرهای مختلف، به سرعت راهکارهای ساده‌ای را مطرح کنند. راهکار Kenneth را می توان بصورت به کارگیری منابع در دسترس برای حل مسئله تفسیر نمود. کلید حل مشکل Rex را می توان در پذیرش امکان تطبیق مسئله با شرایط موجود دانست. موفقیت Leslie را می توان به سادگی به خلاقیت وی مرتبط دانست.
ادامه دارد …
Becoming a Project Leader