به روز رسانی منظم:
مدیران پروژه موفق برای تعامل با محدودیت ها و تغییرات پنهانی که به تازگی کشف می شوند، بصورت روزانه اطلاعات گروه خود را بروزرسانی می کنند. Tony Schoenfelder مدیر پروژه NASA در خصوص برخی از روش های ارتباطی به کار گرفته شده توسط John Hodge – اولین مدیر پروژه ایستگاه فضایی- بیان می کند:
Hodge تعدادی از روش های متداول و روش های نوآورانه را ترکیب نمود تا به محیطی شفاف و بی پرده دست یابد. هر روز ساعت ۸:۱۵ کار را با جلسه ای سرپایی به مدت ۱۵ دقیقه شروع می کرد. در حالی که تمامی افراد برای گوش دادن در دفتر کار یا محوطه حاضر می شدند، تنها افرادی که حرف مهمی برای گفتن داشتند به صحبت می پرداختند. این کار به ابزار مفیدی برای انتقال اطلاعات و همچنین بهبود روحیه دوستی و کار گروهی و ایجاد احساسی از داشتن هدفی مشترک میان افراد بدل گردید.
Hodge به محرمانگی اعتقادی نداشت. او همه چیز را با کارکنانش در میان می گذاشت. چیزی را که او میدانست، افراد گروه نیز می دانستند. اعضای گروه قدر این شفافیت نامعمول را دانسته و همواره وی را از همه مسائل، آگاه نگه می داشتند. Hodge بدون اطلاع رسانی در هر زمان ممکن بود به هر جایی سر بزند. او تمامی افراد را یک به یک می شناخت و به نکات ارائه شده از وضعیت پیشرفت کار از هر کسی توجه می کرد.
Matt Peterson در شرکت ساختمانی Boldt از روش مشابهی استفاده می کند. تمامی اعضایی از گروه که در کارگاه کار می‌کنند، (سرپرست کارگاه، مهندسان اجرا، کنترل پروژه، افسر ایمنی و غیره) در “جلسه ۱۰ دقیقه ای روزانه” حضور می یابند. Matt بیان می کند که این جلسه صبحگاهی غیر رسمی نه تنها باعث می شود اعضای گروه از کارهای دیگران آگاه شوند بلکه اغلب آن ها را قادر می سازد تا اولویت های کاری که باهم تداخل دارند را شناسایی نموده و پیش از بروز مشکل، آن را حل کنند.
عدم اطلاع رسانی به موقع از سوی کارفرما یکی از دلایل اصلی بروز تغییرات غیر منتظره است. با این حال مدیران پروژه تمایل دارند در مراحل اولیه پروژه ارتباط برقرار کنند تا ملزومات پروژه در ابتدا شکل گیرند و ارتباطات بعدی را معمولاً برای زمان های بروز بحران نگه می دارند. Don Margolis یکی از مدیران پروژه NASA در Maryland توضیح می دهد که چرا و چگونه با کارفرمای خود، دکتر Edward Stone – سرپرست گروه علمی در California – در ارتباط بوده است:
من و دکتر Stone برنامه ای هفتگی برای صحبت تلفنی با یکدیگر تنظیم نمودیم. در ابتدای پروژه، عمده این صحبت ها به روشن شدن موارد مبهم در پروژه اختصاص می یافت. تنها قسمت مشخص پروژه، ساخت فضا پیما بود. من معتقد بودم که برای موفقیت پروژه لازم است دکتر Stone در جریان تمامی اقدامات قرار گیرد تا اگر لزومی به ارتقای تجهیزات بوجود آید، او بتواند اقدام مقتضی را به انجام رساند. لذا برنامه صحبت های هفتگی حتی اگر چیزی جز پرسیدن وضعیت هوا را شامل نمی شد نیز بصورت منظم برگزار می گردید.
بنابراین Don نه تنها در شرایط خاص بلکه به طور منظم و در کل چرخه حیات پروژه با کارفرما در ارتباط بوده است. وی بیان می کند که فواید این تماس های تلفنی مختصر و منضم بارها در طول مدت پروژه نمایان شده است. برای مثال، توانایی آن ها در پیش بینی موارد احتمالی افزایش هزینه های پروژه، آن ها را قادر ساخت تا پروژه ۱۴۰ میلیون دلاری را با ۳۰ میلیون دلار هزینه کمتر، به اتمام برسانند.
باید توجه داشت که تبادل دائمی و منظم اطلاعات سبب بروز همزمان انعطاف پذیری و ثبات در پروژه می گردد. چرا که توانایی گروه را برای پذیرش و حل مسائل پروژه به محض بروز آن ها بهبود بخشیده و پروزه را به سرعت به حالت ثبات باز می گرداند. در آینده به بیان اینکه مدیران پروژه موفق امروزی چگونه برای دستیابی توام به انعطاف پذیری و ثبات در پروژه تلاش می کنند، خواهیم پرداخت.
ادامه دارد…
Becoming a Project Leader