با ایجاد حاشیه امن کافی، ثبات پروژه را حفظ کنید.

به طور کلی فرایند برنامه ریزی تلاش دارد تا مصرف منابع را بهینه سازی کند. لذا بطور ایده آل نباید در پایان پروژه، منابع مصرف نشده و مازاد باقی مانده باشد (و حتی عمدتاً پروژه ها با کمبود منابع نسبت به آنچه که در برنامه پیش بینی شده است مواجه می شوند). با این حال در برخی موارد، مدیران پروژه موفق قادرند با درنظر گرفتن حاشیه امن برای منابع مورد نیاز پروژه، ثبات پروژه را بهتر حفظ کنند. Bill Clegren یکی از مدیران پروژه شرکت P&G بود که با این تناقض همیشگی در پروژه مواجه شد که آیا باید با تامین منابع کمتر و تلاش برای استفاده بهینه از آن، ریسک کافی نبودن منابع را بپذیرد یا با استفاده از سیستم پشتیبان و تامین منابع اضافی، این ریسک را از بین ببرد؟

به عنوان بخشی از عملیات تجهیز کارگاه های عمرانی، یک مخزن آب آتش نشانی می بایست ۱۰۰ متر جابجا می شد. در خصوص عملیات آتش نشانی هیچگونه ریسک در عملکرد قابل قبول نبود. با توجه به عدم وجود امکان تامین آب دائمی از منابع دیگر، مخزن آب می بایست در آخر هفته که کار کارگاهی انجام نمی گرفت جابجا شده، مونتاژ و تست شود و مجدداً در مدار قرار گیرد.

به طور معمول برای این کار از دو جرثقیل ۵۰ تن استفاده می شود که مخزن را بلند می کنند و در مسیری تسطیح شده و پوشانده شده با شن، آن را جابجا می کنند. مدیر پروژه پیمانکار مطمئن بود که این نقشه کاملاً عملیاتی است. امکان هرگونه رویداد غیر منتظره توسط گروه مورد بررسی قرار گرفته و راهکار آن پیش بینی شده بود تا اینکه احتمال خراب شدن جرثقیلها مطرح شد. احتمال این مسئله بسیار کم بود و پیمانکار فکر می کرد می تواند هرگونه خرابی معمول را در کارگاه تعمیر کند یا در بدترین حالت می تواند در زمان خرابی، جرثقیل دیگری از خارج کارگاه بیابد. Bill Clegren فرض کرد که خرابی جرثقیل رخ دهد و دوست نداشت پروژه اش بخاطر “دست تقدیر” با شکست مواجه شود. او تصمیم گرفت یک جرثقیل رزرو در کارگاه داشته باشد و مسئولیت هزینه اضافه ناشی از حضور این دستگاه به ظاهر بی استفاده را بپذیرد. در حین جابجایی مخزن، همه چیز خوب پیش می رفت تا اینکه شلنگ هیدرولیک یکی از جرثقیل ها پاره شد. جرثقیل رزرو فعال شد و کار به خوبی ادامه یافت. تصمیم Bill Clegren برای به کارگیری سیستم پشتیبان به پیمانکار اجازه داد تا کار را طبق برنامه زمان بندی به انجام برساند.

پیمانکار از این مسئله درس گرفت و با فعال شدن جرثقیل رزرو تصمیم گرفت به سرعت جرثقیل دیگری اجاره کند تا مجدداً یک جرثقیل آماده به کار رزرو در کارگاه داشته باشد. اما هوا بارانی شد و سیستم فاضلاب شهری مسدود شد. سیل جاده ها را گرفت و مسیر کارگاه بسته شد. اوضاع به قدری نابسامان بود که هیچ جرثقیلی برای اجاره در دسترس نبوده و تمامی جرثقیل های منطقه مشغول به کار بودند. خوشبختانه رویداد غیر مترقبه دیگری در کارگاه رخ نداد و با استفاده از دو جرثقیل فعال در کارگاه (یکی جرثقیل پیمانکار و دیگری جرثقیل رزرو) کار طبق برنامه به پایان رسید. مدیر پروژه پیمانکار از اینکه برای شرایط بارندگی برنامه ای نداشت ابراز تاسف کرد. اگر به جای تسطیح و شن ریزی مسیر عبور جرثقیل ها، فقط مسیر را کمی گود می کرد، می توانست مخزن را بصورت شناور جابجا کند و اصلاً به جرثقیل ها نیازی نداشت.

تحلیل ریسک

چرا Bill Clegren در تصمیم گیری خود از تحلیل کمی ریسک استفاده نکرد؟  از میان کتاب ها و مقالات متعددی که در زمینه مدیریت ریسک نوشته شده است، موارد نادری وجود دارند که در پروژه های امروزی به کار گرفته شده باشند و البته میزان کارایی آن ها هم جای سوال دارد. Zur Shapira که نظر صدها مدیر ارشد (مدیران سازمانی و نه مدیران پروژه) را درباره مدیریت ریسک جویا شده ، دریافته است که آن ها بسیار کم به میزان احتمال نتایج مختلف توجه می کنند. همچنین ارتباط قابل توجهی میان محاسبات انجام شده و تصمیمات این مدیران دیده نمی شود. تخمین احتمالاتی برای مدیران بسیار غیر عملی به نظر می رسد. به خصوص در پروژه ها که کوتاه مدت و منحصر به فرد هستند، معمولاً امکان جمع آوری اطلاعات تاریخچه ای برای محاسبه صحیح احتمالات وجود ندارد حتی اگر شرایط ریسک آفرین کاملاً شناسایی شده باشد.

Brian Muirhead از NASA شرح می دهد که وقتی از اعضای گروهش خواسته شد تا احتمال شکست پروژه را برآورد کنند، بسیاری از افراد به سادگی اعدادی را بیان می کردند که هیچ ارتباطی با واقعیت نداشته است. تحقیقات Flyvbjerg و همکارانش نشان می دهد که مدیریت ریسک حتی در پروژه های بزرگی که هزینه های اضافی قابل توجهی داشته اند نیز یک فعالیت معمول نیست. در تحقیقات بانک جهانی درخصوص ۹۲ پروژه، تنها تعداد انگشت شماری از آن ها دارای تحلیل ریسک قابل قبولی بوده اند.

ادامه دارد …

BECOMING A PROJECT LEADER

از مدیر پروژه تا رهبر پروژه/ ۸

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *