برنامه ریزی پروژه، اهداف متعددی را در بر میگیرد که شامل تعیین دستاوردهای مورد نظر پروژه، تعیین خطوط راهنما برای اجرای پروژه و ایجاد مقیاس کنترلی پیشرفت پروژه می باشد. در محیط پویای امروزی که پروژه ها با دانش ناقص و اطلاعات ناکافی آغاز می شوند و تیم پروژه ناگزیر است با تغییرات مداوم تعامل نماید، چگونه می توان برنامه کارآمدی ایجاد نمود؟ در این بخش روش هایی را مطرح می کنیم که رهبران موفق پروژه برای تعیین درست اهداف و برنامه ریزی کارآمد به منظور دستیابی به آن اهداف به کار می‌گیرند.
ترکیب اهداف پروژه را در حین تلاش برای دستیابی به آن ها نهایی کنید
باور غالب آن است که “نقطه شروع هر پروژه ای، درک شفاف اهداف پروژه است”. آیا نحوه کار مدیران پروژه موفق با این فرض همخوانی دارد؟ در ادامه مثال هایی واقعی آورده شده که این موضوع را روشن می کند.
مثال دستگاه خودپرداز
در یک سمینار برگزار شده توسط ناسا، از ترکیبی از مدیران پروژه بسیار با تجربه و مدیران پروژه جوان خواسته شد تا نقش مشتری یک پروژه را ایفا کنند و چهار خواسته اصلی خود را درباره نرم افزار جدیدی که قرار بود در دستگاه های خودپرداز به کار گرفته شود مشخص نمایند. درحالیکه بیشتر مدیران پروژه با تجربه، اهداف را بصورت موجز و با استفاده از یک کلمه مانند عملکرد، قابلیت اطمینان یا استفاده آسان بیان می کردند، مدیران کم تجربه تر اهداف خود را با دقت و جزییات بیشتر شرح می دادند. برای مثال بجای بیان “عملکرد” نوشته بودند: “بدون هزینه اسکناس های ۲۰ دلاری در اختیار مشتری قرار دهد و یک ساعت پیش از خالی شدن دستگاه به دفتر مرکزی اطلاع دهد”. همچنین به جای “استفاده آسان” نوشته بودند: “دستگاه های خودپرداز باید حداقل ۱۰ نوع کارت اعتباری معروف را قبول کنند و خدمات پرداخت، انتقال پول و چاپ رسید را در کمتر از ۶۰ ثانیه و به ۶ زبان مختلف انجام دهند”.
چنین تفاوتی به چه علت است؟ مدیران با تجربه عمدتاً اهداف را مبهم نگاه می دارند تا از مواجهه زودهنگام با جزییات بپرهیزند. تحقیقاتی از این قبیل نشان دهنده روش هایی است که توسط مدیران پروژه با تجربه در مسائل واقعی به کار گرفته می شود. بررسی‌ها نشان می دهد که در بسیاری از موارد، فرایند شکل گیری اهداف تا پیش از شروع حل مسئله کامل نمی گردد. به طور مشابه، مطالعه ۲۱۱ پروژه تحقیق و توسعه نشان می دهد که تعریف اهداف در زمان های اولیه پروژه ارتباط خاصی با موفقیت یا شکست پروژه ندارد. تفاوت میان پروژه های موفق یا ناموفق به این مسئله مرتبط است که اهداف در مراحل بعدی چرخه عمر پروژه به چه میزان قطعی شده اند.
این مسئله تنها به پروژه های تحقیق و توسعه که در تمام چرخه عمر پروژه درگیر دانش ناکافی و اطلاعات ناقص هستند، اختصاص ندارد. پژوهشی که طی آن ۳۹ مدیر پروژه با تجربه در طراحی و ساخت کارخانه هایی در یازدهمین سازمان بزرگ ایالات متحده مورد مصاحبه قرار گرفتند، نشان داد که این مدیران پروژه به عملکرد “تعریف مسئله و حل آن” یا “اول هدف و بعد وسیله” نپرداخته و تقریباً در هیچ یک از ۳۹ پروژه، فرایند تعیین جزییات اهداف پروژه، یک فعالیت مجزا از سایر بخش های پروژه نبوده و این فعالیت، پیش از بررسی روش های اجرای پروژه تکمیل نشده است. شکل گیری تمامی اهداف، اغلب در طی فاز طراحی پروژه و حتی پس از آن تکمیل شده است.
ادامه دارد …
BECOMING A PROJECT LEADER
از مدیر پروژه تا رهبر پروژه / ۳