بودجه ذخیره در پروژه های ساختمانی:
ریسک های پیش روی پروژه های ساختمانی معمولاً در قالب اثرات هزینه ای، زمانی و عملکردی در پروژه ظاهر می شوند. برای کاهش این اثرات، مفهومی به نام بودجه ذخیره (Contingency Budget) پدید آمده که به تناسب بروز این ریسک ها در پروژه خرج خواهد شد. با افزایش بودجه ذخیره ای که برای پروژه در نظر گرفته شده است، می توان درصد بالاتری از ریسک های پروژه را کاهش داد. سوال اینجاست که تا چه سطحی باید به کاهش ریسک های پروژه پرداخت. در واقع محاسبه بودجه ذخیره پروژه تا چه سطحی توجیه پذیر می باشد.
در روش های متداول محاسبه بودجه احتیاطی پروژه، از احتمال و شدت اثر ریسک ها استفاده می شود. البته می توان عوامل دیگری همچون امکان پیش بینی دقیق، سطح پیچیدگی و میزان متداول بودن بروز هر یک از ریسک ها را نیز در این محاسبات مورد استفاده قرار داد. در این محاسبات از انواع روش های ریاضی همچون شبیه سازی مونت کارلو، مجموعه های فازی و شبکه های عصبی مصنوعی استفاده می شود.
شرکت هایی (هم کارفرما و هم پیمانکار) که مستندسازی مناسبی از پروژه های خود داشته باشند می توانند با استفاده از این روش های ریاضی به محاسبه نسبتاً دقیق هزینه تمام شده پروژه هایشان بپردازند. از این رو، فرایند شناسایی ریسک در محاسبه بودجه ذخیره پروژه از اهمیت ویژه ای برخوردار می باشد. مدیران پروژه نمی توانند برای علاج ریسک هایی که شناسایی نشده اند، بودجه تعیین کنند. معمولاً در شرکت ها با استفاده از سوابق پروژه های پیشین و تجارب مدیران پروژه، چک لیست هایی از ریسک های محتمل تهیه می شود. پس از آن، از چک لیست ها برای شناسایی ریسک های هر پروژه استفاده می شود.
برای کسب اطلاعات بیشتر از فرایند شناسایی ریسک های پروژه می توانید به جزوه شناسایی ریسک دکتر ملکی تبار (دانشگاه صنعتی امیرکبیر) یا جزوه ارزیابی و مدیریت ریسک دکتر محمد فام (دانشگاه همدان) مراجعه فرمایید.
تعیین اهمیت ریسک های پروژه:
سوابق پروژه های پیشین و تجارب مدیران پروژه، نقشی اساسی در تعیین میزان اهمیت ریسک های پروژه دارد. برای مثال، آیا عاملی که یکی از فعالیت های پروژه را با ۱۵ روز تاخیر مواجه می نماید، یک ریسک مهم است یا نه؟ در پاسخ باید گفت، تجربیات پیشین نشان می دهد که تنها ریسک هایی که باعث تاخیر در فعالیت های پروژه به مدت بیش از ۳۰ روز شوند، سبب بروز هزینه های اضافی در پروژه خواهند شد. آن هم در فعالیت هایی که روی مسیر بحرانی پروژه (Critical path) قرار دارند و افزایش زمان آن ها سبب طولانی شدن کل پروژه می گردد. همچنین تاخیر کمتر از ۱۵ روز در پرداخت هر یک صورت وضعیت های پیمانکار عملاً باعث تاخیر در اجرای پروژه نمی شود.
در مجموع برای تعیین ریسک های مهم در پروژه توصیه می شود که ریسک ها در سه سطح طبقه بندی شوند. این دسته بندی از ضرب احتمال وقوع در شدت اثر ریسک در مقیاس ۱۰۰ (فاکتور ریسک) حاصل می شود. مهمترین ریسک ها دارای فاکتور ریسک بالای ۵۰ درصد هستند. سطح دوم ریسک ها فاکتوری بین ۲۰ تا ۵۰ درصد دارند. ریسک های کم اهمیت نیز فاکتور ریسکی کمتر از ۲۰ درصد دارند. در محاسبه بودجه ذخیره پروژه، ریسک هایی با فاکتور ریسک بالای ۵۰% از بیشترین اولویت برخوردارند.
بودجه ذخیره برای علاج ریسک ها:
پس از شناسایی ریسک های مهم می بایست هزینه علاج این ریسک ها برآورد شود. درصورتی که انجام اقدامات لازم برای پیشگیری از ریسک در محاسبه بودجه احتیاطی پروژه هزینه کمتری از فاکتور ریسک داشته باشد، این اقدامات در برنامه مدیریت ریسک پروژه مورد پذیرش قرار می گیرند. باید توجه داشت که هزینه ناشی از بروز ریسک، بصورت یک احتمال به پروژه تحمیل می شود. درحالیکه هزینه اقدامات اصلاحی برای جلوگیری از بروز ریسک، یک هزینه قطعی است.
همچنین می بایست نقاط نشانه ای (Milestone) برای پروژه تعیین گردد که در آن به مقایسه پلان مدیریت ریسک پروژه با رویدادهای، واقعی پرداخته می شود. در این مقایسه ممکن است مشخص شود که بخشی از ریسک هایی که در محاسبه بودجه ذخیره پروژه در نظر گرفته شده بودند، رخ نداده اند. در نتیجه بودجه ذخیره آن ها باید آزادسازی شود. در برخی موارد نیز ممکن است، بودجه احتیاطی با سرعت بیشتری نسبت به برنامه مدیریت ریسک به مصرف رسیده باشد و به تزریق بودجه مجدد در صندوق مدیریت ریسک پروژه نیاز داشته باشیم.
