در قسمت های پیش شرح داده شد که مدیران پروژه موفق، چگونه در مراحل مختلف برنامه ریزی و کنترل به تعامل با تغییرات پرداخته و روند یادگیری حین کار را حفظ می کنند. این اقدامات بر مبنای انجام فرایند تصمیم گیری دقیقاً پیش از هر مرحله از اجرا شکل گرفته اند. با این حال در محیط پویای امروزی، پروژه ها باید با تغییراتی که نیازمند پاسخگویی سریع هستند نیز روبرو شوند. چابکی به معنای پاسخگویی سریع به مسائل در فاز اجرا می باشد.
در یک دهه اخیر، محققان زیادی تاکید کرده اند که چالش اصلی مدیران پروژه امروزی، تعامل با رویداد های غیر منتظره فراوان می باشد. برای مثال Jim Wink یکی از فرماندهان در نیروی دریایی آمریکا گزارش می کند که گروه وی در چرخه حیات یکی از پروژه‌های با محدودیت زمانیشان با ۲۰۰ رویداد غیر منتظره مواجه شده است. منبع چنین رویدادهایی ممکن است در موارد مختلف، متفاوت باشد. خطاهای طراحی، عدم حضور به موقع یک پیمانکار، ورشکستگی یکی از تامین کنندگان تجهیزات و تغییر در خواسته های کارفرما از جمله نمونه های معمول در پروژه ها هستند.
Lucy Suchman در کتاب “برنامه ها و اقدامات اقتضایی: مسئله ارتباط انسان با ماشین” دو رویکرد مختلف در تعامل با رویدادهای غیر منتظره را با مقایسه تمثیلی روش های مسیریابی اروپایی و میکرونزیایی (جزایری در مجاورت اندونزی و فیلیپین) بیان می نماید.
دریانوردان اروپایی کار خود را با یک نقشه که براساس اصول بین المللی کشیده شده بود شروع می کردند و سفر دریایی خود را قدم به قدم مطابق نقشه پیش می بردند. آن ها تلاش می کردند تا در سفرهای دریایی همواره در مسیر درست باقی بمانند. اگر رویداد غیر منتظره ای رخ می داد، آن ها نقشه را اصلاح کرده و سپس بر طبق آن عمل می کردند.
دریانوردان میکرونزیایی سفر خود را به جای نقشه با یک مقصد شروع می کردند. آن ها به سمت مقصد حرکت می کردند و اقدامات خود را براساس شرایط و لحظه به لحظه انتخاب میکرند. آن ها براساس اطلاعات بدست آمده از شرایط باد، امواج، ستاره ها، ابرها و صدای برخورد آب به بدنه قایق، مسیر خود را مشخص می کردند. وقتی موقعیت مقصد مشخص باشد، مسیر آن ها همان مسیری است که شرایط برای آن ها مشخص می کند. آن ها تلاش می کنند تا هر آنچه برای رسیدن به مقصدشان لازم باشد به انجام رسانند. آن ها می توانند هر لحظه، مقصد خود را نشان دهند اما الزاماً مسیر آن را نمی دانند.
ما دریافته ایم که مدیران پروژه موفق بسته به نوع تغییراتی که با آن مواجه می شوند، هر دو این روش ها را به کار می گیرند. وقتی نیاز به تغییر در زمان برنامه ریزی یا به روز رسانی آن (در بازه های هفتگی، ماهانه یا سه ماهه) آنگونه که در قسمت های قبل اشاره شد به وضوح قابل مشاهده باشد، از روش مسیریابی اروپایی استفاده می کنند. اما در زمان اجرای پروژه با مشاهده تغییری که ممکن است سبب بروز مشکلی جدی در پروژه شود ،معمولاً بدون توجه به آنچه برنامه پیش بینی نموده است، به سرعت وارد عمل می شوند.
ادامه دارد …
Becoming a Project Leader
از مدیر پروژه تا رهبر پروژه /۱۰