پاسخگویی چابک:
اکثر رویدادهای غیر منتظره ای که مدیران پروژه امروزی با آن مواجه می شوند، با آنچه که در مثال های پیشین مطرح شد، شباهت چندانی ندارند و لذا نیازمند اقدام مشخصی نیستند. با این حال، این مسائل نیازمند پاسخگویی چابک و سریع می باشند. در طی سه سال مشاوره نویسندگان این کتاب به ۲۰ مدیر پروژه موفق شرکت Boldt Construction، مشاهده شده که این مدیران به سرعت به مسائل واکنش نشان داده و به تعامل با مسائل غیر منتظره می پردازند. در ادامه به چهار مثال اشاره شده است:
سطوح غیر همسطح
پرده های چوبی که می بایست در اتاق های یک بیمارستان بزرگ در ارتفاع مشخصی از کف ساختمان نصب می شدند، در اتاق های مختلف به سبب همسطح نبودن سطوح کف اتاق ها، دچار اختلاف سطح شده بودند. پس از طرح این مسئله با نجار پروژه، مدیر پروژه تصمیم گرفت از قطعات مازاد پرده چوبی که از تراز کردن ارتفاع پرده ها بدست می آمد، برای پوشش قسمت های دیگری استفاده نمایند. پس از تایید کارفرما، یک نفر به سرعت به یک خورده فروش محلی فرستاده شد تا لوازم مورد نیاز این تغییر را تهیه نماید. این مسئله در مدتی کمتر از ۴ ساعت حل شد.
نقشه های بروز نشده
کارخانه اسکلت فلزی، پایه های لازم برای تعدادی از سیستم های هوای تازه را براساس نقشه های بروز رسانی نشده ساخته بود. قطعات پیش از آنکه متوجه این اشکال شوند به کارگاه ارسال شد. مدیر پروژه تنها دو گزینه پیش رو داشت: قطعات را به کارخانه بازگرداند تا بدون پرداخت هزینه، اصلاح شوند یا در کارگاه خود، به اصلاح قطعات بپردازد. مدیر پروژه به این نتیجه رسید که علیرغم اینکه اصلاح قطعات در محل کارگاه سبب چند ساعت کار اضافی کارگران می شد، نسبت به انتظار چند روزه برای ارسال قطعات به کارخانه و اصلاح و بازگشت آن، گزینه بهتری بوده است.
اطلاعات ناقص
نقشه تاسیسات در زمان مقرر حاضر نشده بود. پیمانکار تاسیساتی تهدید می کرد که تا اطلاعات لازم را در اختیار نداشته باشد نمی تواند کار خود را به انجام برساند. توقف این کار سبب خلل جدی در برنامه زمان بندی پروژه می شد. گروه طراحی در کارگاه پروژه حاضر شدند تا بررسی کنند که چه اطلاعاتی برای ادامه کار ضروری هستند. براساس این اطلاعات، مدیر پروژه قسمت هایی را که تا زمان تکمیل نقشه ها قابل انجام بودند مشخص نمود تا از عقب افتادن پروژه جلوگیری نماید.
مدیر جدید
به پیمانکار لوله کشی گفته شده بود فلاش تانک هایی با ظرفیت ۱٫۶ گالن را در ساختمان نصب نماید. پس از تصمیم گیری اولیه برای استفاده از این فلاش تانک ها، کارفرما مدیر جدیدی را استخدام نمود که فلاش تانک هایی با ظرفیت کمتری را در نظر داشت. این دغدغه وجود داشت که فلاش تانک های با ظرفیت کمتر، از کارایی مورد نیاز برخوردار نباشند. بنابراین، مدیر پروژه دستور داد تا نمونه ای از هر دو نوع فلاش تانک نصب شود. پس از امتحان نمونه ها، همه پذیرفتند که گزینه دوم به مراتب مناسب تر است. استفاده از این نمونه ها سبب شد هیچ تاخیری در اجرای این بخش رخ ندهد.
ادامه دارد…
Becoming a Project Leader