مدیریت پورتفولیو در شرکت های ساختمانی

در این مقاله به بررسی شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) مدیریت پورتفولیو در شرکت های ساختمانی پرداخته شده است. منظور از پورتفولیو (سبد پروژه ها)، گروهی از پروژه های مرتبط یا مستقل است (معمولاً کمتر از ۱۰ پروژه) که توسط یک سازمان واحد مدیریت می شود. سایز یک پورتفولیو بطور متوسط ۵ تا ۵۰ میلیون دلار می باشد. مدیریت سبدی از پروژه ها در صنعت ساختمان بطور روزافزون در حال گسترش است. این سیستم به سازمان ها امکان می دهد میزان بهره وری منابع محدود خود را بهینه نمایند. داشتن سبدی از پروژه های ساختمانی کوچک و متوسط سبب می شود برنامه ریزی استراتژیک و مدیریت ریسک با سهولت بیشتری در شرکت های ساختمانی به انجام برسد.

در مقابل، عدم امکان تشخیص وضعیت هر یک از پروژه ها در پورتفولیو سبب خواهد شد که مزیت گفته شده عملاً در شرکت های ساختمانی بلااثر گردد. چرا که موفقیت پروژه باید هم از نظر وضعیت آن نسبت به سایر پروژه ها و هم از نظر میزان پیشرفت پروژه نسبت به گذشته خودش مورد ارزیابی قرار گیرد.

براساس پژوهش های انجام شده، ارزیابی مدیریت پورتفولیو در شرکت های ساختمانی اغلب براساس سه شاخص کلیدی مدیریت مالی، مدیریت ریسک و مدیریت منابع به انجام می رسد. درحالیکه بررسی نحوه عملکرد شرکت های ساختمانی نشان می دهد که این شرکت ها، اغلب از مولفه های زیر استفاده می کنند:

• برنامه زمان بندی.
• هزینه.
• جریان نقدینگی.
• تدارکات پروژه.
• تخصیص منابع.
• ارتباطات پروژه.
• کیفیت اجرا.
• محدوده پروژه.
• مدیریت تغییرات پروژه.
• ایمنی پروژه.
• مدیریت ریسک.

در صنعت ساختمان، شاخص های هزینه، برنامه زمان بندی، جریان نقدینگی، مدیریت تغییرات پروژه و ایمنی پروژه به ترتیب به عنوان پرطرفدارترین شاخص های ارزیابی عملکرد مدیریت پورتفولیو در شرکت های ساختمانی شناخته می شوند. مقایسه آنچه که در پژوهش ها مورد توجه قرار گرفته و آنچه که در شرکت های ساختمانی بکار گرفته می شود، نشان دهنده وجود اختلاف زیاد میان دانش و صنعت در این زمینه می باشد.

از میان شاخص های کلیدی عملکردی مورد استفاده در شرکت های ساختمانی، برخی را می توان با جمع جبری وضعیت تک تک پروژه های پورتفولیو ارزیابی نمود. برای مثال، تعداد مایل استون هایی که دستیابی به آن ها محقق گردیده، میزان حوادث کارگاهی، میزان دستور کار تغییرات، میزان بودجه تخصیص یافته از جمله این شاخص ها هستند. در مقابل شاخص هایی نظیر راندمان پروژه و یا کیفیت اجرا از چنین امکانی برخوردار نبوده و پیچیده تر می باشند. باید توجه داشت که اگرچه افزودن این شاخص ها سبب درک بهتر وضعیت پروژه ها می گردد اما با اضافه شدن آن ها، پیچیدگی مدیریت پورتفولیو در شرکت های ساختمانی نیز افزایش خواهد یافت.

همچنین در برخی موارد، بررسی یک شاخص کلیدی خاص می تواند به تنهایی گمراه کننده باشد. برای مثال اگر بگوییم از ۲۵۰ میلیون دلار بودجه پیش بینی شده برای سبد پروژه ها، میزان ۲۰۰ میلیون دلار محقق شده است، ممکن است به معنای وضعیت ۸۰ درصدی تحقق بودجه در پروژه ها نباشد و تعداد زیادی از پروژه ها به مراتب از برنامه تخصیص بودجه عقب تر باشند. اما افزودن این شاخص که چند درصد از پروژه های پورتفولیو کمتر از ۱۰ درصد نسبت به بودجه پیش بینی شده انحراف دارند، مسئله را کاملاً شفاف می نماید. بنابراین می بایست برای مدیریت پورتفولیو در شرکت های ساختمانی، شناسایی شاخص های کلیدی عملکرد درکنار تعیین شاخص های مناسب برای گزارش دهی، مورد توجه قرار گیرد.