چرا مدیریت و کنترل پروژه اهمیت دارد؟
به زبان ساده، کنترل پروژه فرآیند جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده های پروژه از ابتدا تا انتها و با هدف کاستن هزینه ها و اجرای پروژه مطابق با برنامه زمان بندی می باشد. اجرای موفقیت آمیز یک پروژه به برنامه ریزی مناسب، ساختار کنترل پروژه قوی و مدیریت هزینه در طول پیشرفت کار نیاز دارد. توسعه یک سیستم کنترل پروژه مناسب بخش مهمی از تلاش کلی مدیریت پروژه است و از دستیابی به اهداف پروژه پشتیبانی می کند.
- کنترل و بروز رسانی برنامه زمان بندی
- مدیریت هزینه ها
- مدیریت ریسک
- مدیریت قراردادها
- جمع آوری و آنالیز داده ها و مستندات پروژه
بنابراین مدیریت و کنترل پروژه میتواند عملکرد پروژه را بهبود بخشیده و منجر به نتایج قابل پیشبینی و مطلوبی شود.
کنترل پروژه، از دو منظر برای پیمانکاران و کارفرمایان اهمیت می یابد:
اول اینکه شرکت ها می توانند از روند پیشرفت پروژه، میزان زمان و هزینه مورد نیاز برای اتمام کار و تناسب هزینه های انجام شده با پیشرفت واقعی پروژه آگاه شده و در صورت انحراف از برنامه زمان بندی اولیه خود، راهکارهای جبرانی لازم را برای پروژه بکار گیرند.
دوم آنکه قادر خواهند بود در بحث های قراردادی مقرر شده بر کنترل پروژه از جمله تعیین تاخیرات مجاز و غیر مجاز، محاسبه جریمه تاخیرات غیر مجاز و پرداخت صورت وضعیت های تعدیل پروژه، موفق باشند.
برنامه زمانبندی برای شرکت های پیمانکار مهتر است یا کارفرما؟
علیرغم اینکه تهیه برنامه زمان بندی تفصیلی پروژه در قالب برنامه کلی که توسط کارفرما ارائه می گردد بر عهده پیمانکار می باشد، بسیاری از پیمانکاران به برنامه زمان بندی پروژه نگاه قراردادی ندارند و آن را صرفا یک برنامه سفارشی می دانند که به حقیقت نخواهد پیوست و دیر یا زود نیازمند بروز رسانی خواهد بود.
اما برنامه زمان بندی که ساختار مناسبی داشته باشد و تعیین نقاط نشانه، ارتباط فعالیت ها و مدت اجرای کارها را با نگاه قراردادی تبیین کرده باشد، اثرگذاری خود را در زمان محاسبه تاخیرات مجاز و غیر مجاز و بروزرسانی تاریخ خاتمه کار نشان خواهد داد.
بنابراین عدم توجه مناسب به برنامه زمانبندی از طرف پیمانکار می تواند منتج به ضرر و زیان ناشی از پرداخت نشدن صورت وضعیت های تعدیل و لایحه تاخیرات شود.
ساختار منسجم کنترل پروژه، از ابتدا تا تحویل
ایمن سازان پای با در اختیار داشتن تجربیات متعدد از تهیه و دفاع لایحه تاخیرات بعنوان نماینده پیمانکار و یا رسیدگی به آن بعنوان نماینده کارفرما، قادر است خدمات کنترل پروژه را به گونه ای ارائه نماید که کل مراحل تهیه برنامه زمان بندی اولیه، ارائه گزارشات کنترل پروژه و در نهایت، ارائه لایحه تاخیرات پروژه و دفاع از آن، در قالب یک فرایند منسجم، قابل دفاع و موفقیت آمیز شکل بگیرد. خدمات کنترل پروژه قابل ارائه از سوی این مجموعه به شرح موارد ذیل می باشد:
- تهیه ساختار شکست کار
- تهیه و بروزرسانی برنامه زمانبندی
- جمع آوری مستندات مربوط به تاخیرات پروژه
- آنالیز داده های مربوط به پیشرفت پروژه
- تهیه گزارشات روزانه، هفتگی و ماهیانه
- تهیه و دفاع لایحه تاخیرات