مدیریت ارتباطات در پروژه
یکی از فرآیندهای مهم برای موفقیت صنعت ساخت و ساز، فرآیند ارتباطات موثر است. چرا که اعضای یک تیم ساخت و ساز بیشترین زمان خود را صرف ارتباط با طرفین معامله و ذینفعان پروژه می کنند. کیفیت ارتباطات یکی از عوامل اصلی موفقیت پروژه های عمرانی است. ارتباطات ضعیف یکی از متداول ترین ریسک های پروژه است که منجر به کاهش راندمان و افزایش نرخ خروج کارکنان از پروژه می گردد.
دشواری ارتباطات در طول پروژه می تواند مستقیما هزینه های غیر ضروری را افزایش داده و بر روی پیشرفت و کیفیت پروژه اثرگذار باشد. در مطالعات گذشته نیز نشان داده شده است که یک رهبر شایسته، رهبری است که دارای صلاحیت کافی در امر ارتباطات است. از سوی دیگر عنوان شده است که با بزرگتر و پیچیده تر شدن پروژه، ارتباطات و هماهنگی نیز دشوارتر شده و در عین حال امری حیاتی تلقی می شود. ارتباطات اثربخش می تواند با گردآوری اعضای تیم کنار هم و گسترش همکاری و یکپارچگی، قدرت تیم را برای غلبه بر چنین موانعی افزایش دهد.
ارتباطات به معنای انتقال اطلاعات است. مدل های ارتباطی اولیه در اصل یک فرآیند یک طرفه خطی بین فرستنده و گیرنده تلقی می شد. اما با گذر زمان، محققان مدل های غیرخطی را معرفی کردند. به این ترتیب در پژوهش های مرتبط با صنعت ساختمان مشخص می شود که ارتباطات در پروژه های عمرانی پدیده ای پیچیده است و نیاز به ملاحظات بیشتری دارد و به دلیل ماهیت منحصر به فرد ارتباطات، این امر برای عملکرد کارامد تیم های پروژه از اهمیت ویژه ای برخوردار است. تعریفی که از تیم پروژه بیان شده به قرار زیر است:
مجموعه ای از دو یا چند نفر با مهارت های تکمیلی از رشته ها و سازمان های مختلف که در صدد انجام یک هدف مشترک هستند در حالیکه هر کدام دارای منافعی شخصی می باشند و در مکان های مختلف و با وجود روابط گزارش دهی متعدد مشغول به فعالیت می شوند.
فرآیند مدیریت ارتباطات
فرآیند مدیریت ارتباطات دارای ۵ مرحله می باشد که به شرح زیر است:
- شناسایی ذینفعان: مطالعات گذشته بیان کرده اند که شناسایی ذینفعان قدمی حیاتی در فرآیند ارتباطات است که اغلب مورد بی توجهی واقع شده است. ذینفعان پروژه به دسته های اصلی (آنهایی که روابط قانونی و رسمی دارند) و ثانویه یا ذینفعان داخلی و خارجی طبقه بندی می شوند.
- برنامه ریزی ارتباطات: داشتن یک برنامه ی مناسب برای برقراری ارتباط با ذینفعان پروژه بسیار حیاتی است. طبق گزارشات PMI در سال ۲۰۰۸، برنامه ریزی ارتباطات، فرآیند تعیین نیازهای اطلاعاتی ذینفعان پروژه و تعریف یک رویکرد ارتباطی است.
- توزیع اطلاعات: توزیع اطلاعات به تیم ساخت و ساز و ذینفعان خارجی کمک می کند تا در امر تحویل پروژه متمرکز باشند و تمام پشتیبانی های لازم را حین اجرای پروژه با موفقیت ارائه دهند. بنابراین اطلاعات باید تا حد امکان واضح و شفاف باشند و زمینه هایی را که منجر به تفسیر اشتباه می شود، محدود نماید.
- مدیریت انتظارات ذینفعان: ذینفعان متفاوت دارای سطوح متفاوتی از نوع سرمایه گذاری و علاقه مندی در یک پروژه هستند. هر ذینفع علایق خود را دارد و این امر سبب ایجاد اولویت های مختلف و تعارضات میان آن ها می شود. مدیریت انتظارات ذینفعان به طور موثری ریسک برآورده نشدن اهداف پروژه به خاطر مسائل و مشکلات ذینفعان را کاهش می دهد.
- گزارش عملکرد: گزارش عملکرد شامل فرآیند گردآوری و توزیع اطلاعات عملکرد از جمله گزارش وضعیت، اندازه گیری پیشرفت و پیش بینی آینده است. گزارش عملکرد به سازمان این امکان را می دهد تا اهداف معقولی را تدوین و میزان انطباق آن ها را اندازه گیری و کنترل نماید.
آنچه در بالا مطرح شد فرآیند مدیریت ارتباطات به طور عام بود. در جدول زیر فرایند مدیریت ارتباطات در پروژه های ساخت و ساز و جزئیات مربوط به آن ارائه شده است.
|
فرایند مدیریت ارتباطات پروژه عمرانی |
هدف این گام |
ذی نفعان درگیر در این گام |
|
شناسایی ذی نفعان |
تهیه ی مدل محیط ارتباطی (پروتکل ارتباطی) و دریافت تاییدیه از نهادهای نظارتی ذیربط. |
مشتری، پیمانکار، مشاور، پیمانکاران فرعی، عموم، رسانه، حامیان منابع طبیعی، تامین کنندگان. |
|
برنامه ارتباطات |
تبادل کارایی و اثربخشی اطلاعات برای رسیدن به اهداف نهایی پروژه و تعیین نیازهای ذینفعان و تعریف رویکرد ارتباطی. |
مشتری، پیمانکار، مشاور، پیمانکاران فرعی و تامین کنندگان. |
|
توزیع اطلاعات |
انتقال و دستیابی به اطلاعات صحیح و دقیق توسط شخص مناسب در زمان مناسب به همراه بازخورد با کیفیت و بدون تاخیر. |
مشتری، پیمانکار، مشاور، پیمانکاران فرعی، معمار. |
|
مدیریت انتظارات ذی نفعان |
جلب رضایت مشتری و شناسایی ادراک ذی نفعان درباره پروژه که می تواند اثر مثبت یا منفی داشته باشد. |
مشتری، پیمانکار، مشاور، پیمانکاران فرعی، عموم، رسانه، حامیان منابع طبیعی، تامین کنندگان. |
|
گزارش عملکرد |
بررسی و بازنگری پیشرفت واقعی |
مشتری، پیمانکار، مشاور، پیمانکاران فرعی. |
