بودجه بندی پروژه های حمل و نقل:
برآوردهای دقیق و قابل اعتماد هزینه در تصمیماتی که در اوایل پروژه های پیچیده ساختمانی گرفته می شود، نقش اساسی دارند. عدم قطعیت یکی از مهمترین چالش هایی است که کارفرما و مشاور معمولاً در حین محاسبه بودجه پروژه های حمل و نقل با آن روبرو هستند. برای کاهش پیامد چالش ها، متخصصان باید ریسک های پروژه را را شناسایی کرده و برای برآورد هزینه های پیش بینی نشده پروژه، آنالیز انجام دهند. عدم قطعیت ها، ریسک ها و بودجه پیشبینی نشده باید در هر مرحله از برآورد هزینه در نظر گرفته شود. محققان متعدد، پیچیدگی پروژه را به عنوان یک ویژگی ذاتی این فرآیند ذکر کرده اند. پیچیدگی پروژه بطور قابل ملاحظه ای روی تکنیک ها و ابزاری که معمولاً برای تخمین بودجه پروژه های حمل و نقل استفاده می شود تأثیر می گذارد و تعیین پیچیدگی پروژه منجر به تعیین نوع آنالیز ریسک می شود که باید مورد استفاده قرار گیرد.
معمولاً در پروژه های حمل و نقل سه سطح پیچیدگی در نظر گرفته می شود:
(۱) پروژه های غیر پیچیده.
(۲) پروژه های نسبتاً پیچیده.
(۳) پروژه های بسیار پیچیده.
تهیه یک برنامه مناسب برای شناسایی، ارزیابی و کاهش ریسک پروژه برای محاسبه بودجه پروژه های حمل و نقل از اهمیت ویژه ای برخوردار است. میزان تأثیر مرتبط با عدم اطمینان و ریسک های پروژه را می توان از طریق برآورد بودجه ذخیره برای هزینه های پیش بینی نشده تخمین زد.
جهت آشنایی با روش های محاسبه بودجه ذخیره برای هزینه های پیش بینی نشده پروژه می توانید به مقاله تخصصی که در این زمینه منتشر شده است رجوع فرمایید.
استراتژی بودجه بندی پروژه ها:
الف) برآورد هزینه:
دو هدف اصلی برای محاسبه بودجه پروژه های حمل و نقل وجود دارد: اولاً برای رسیدن به مقادیر ریالی کامل و دقیق هزینه کارها مطابق با تعریف و ویژگی های پروژه. ثانیاً ارائه یک مبنای اولیه برای مدیریت هزینه های پروژه. بسیار مهم است که پرسنل سازمان مشاور و کارفرما، دانش و درک کاملی از اهمیت تخمین هزینه داشته باشند. یکی از راه های تحقق این امر این است که سازمان های مربوطه بطور دائم میزبان کارگاه های آموزشی و آموزش برای پرسنل خود باشند تا اهمیت تخمین هزینه را توضیح دهند.
ب) مستندسازی:
سازمان های کارفرما برای رسمیت دادن به رویه تهیه و ابلاغ اسناد باید شیوه های مؤثری را تعریف کنند. بر این اساس، اجرای یک پروژه موفق مستلزم مستندسازی کامل برآورد هزینه در هر مرحله از توسعه پروژه است. اسناد برآورد هزینه باید شامل طراحی، حق عبور از روی ملک دیگران، آب و برق، ساخت و ساز و بودجه های پیش بینی نشده باشد.
ج) ارزیابی ریسک و محاسبه بودجه پیشبینی نشده:
ارزیابی دقیق و به موقع ریسک ها نقش مهمی در کاهش هزینه های اضافی و تأخیر در برنامه اجرایی دارد. پیشنهاد می شود برای تأکید بر اهمیت و تأثیرات مدیریت ریسک، کارگاه ها یا جلسات آموزشی برگزار شود.
د) سیاست های اجرایی:
پس از تعیین رویه های برآورد هزینه و ارزیابی ریسک، کارفرما باید مشخص کند که کدام یک از گزینه های مختلف برای پیاده سازی آن مناسب تر است. تیم تحقیق دو عامل مهم را برای تعیین اینکه کدام یک از روش ها باید استاندارد سازی شوند مشخص کرد:
۱- آیا نتیجه اجرای یک رویه بر بودجه پروژه تأثیر می گذارد ؟
۲- آیا نتیجه اجرای یک رویه بر عملکرد پروژه تأثیر دارد ؟
روش ها و ابزارها:
الف) برآورد هزینه:
تحقیقات نشان می دهد كه کارفرمایان موفق برای تهیه یك دستورالعمل منظم، یك دفترچه راهنما برای برآورد هزینه تهیه می كنند. این راهنما به کارمندان سازمان کمک می کند تا اطمینان حاصل کنند که رویه های برآورد هزینه سازگار و یکنواخت هستند و روند بررسی و تصویب پروژه را تسهیل می کنند.
ب)مستندات:
مستندات نقش مهمی در بهبود کیفیت کلی برآورد هزینه، ارزیابی ریسک و مدیریت ریسک دارد. بنابراین، اکیداً توصیه می شود که سازمان ها دستورالعمل ها ، ابزارها و تکنیک هایی را برای استاندارد سازی رویه تهیه و بایگانی اسناد تهیه کنند.
ج)موارد کلی:
مدیریت پروژه از عوامل مختلفی مانند تعریف محدوده، برآورد هزینه، تخمین بودجه پیشبینی نشده و شناسایی، ارزیابی و مدیریت ریسک تشکیل شده است. این عوامل بصورت مستقیم و غیر مستقیم بر روی هم تاثیر میگذارند. پیشنهاد می شود که سازمان ها یک روش استاندارد (PMBOK) را بکار گیرند که از ابزارها و تکنیک های مناسب برای سنجش عملکرد استفاده میکند و منجر به بهبود سطح مدیریت پروژه ها خواهد شد.
د) ارزیابی ریسک و محاسبه بودجه پیشبینی نشده:
از آنجا که شناسایی، ارزیابی و مدیریت ریسک معمولاً تأثیر بسزایی در محاسبه بودجه پروژه های حمل و نقل دارند، لازم است سازمان ها، کارگاه هایی را برای آموزش کارمندان در مورد روش های مربوط به کنترل ریسک ها برگزار می کنند. ارزیابی و تحلیل ریسک، احتمال و شدت هر خطر را تعیین نموده و هر ریسک به صورت کیفی یا کمی طبقه بندی می شود. از پنج سطح تأثیر برای تعیین تأثیر ریسک استفاده می شود: بدون تأثیر، تأثیر جزئی، تأثیر متوسط، تأثیر عمده و تاثیر بحرانی. از نظر تعیین احتمال، معمولاً هفت سطح مختلف وجود دارد: غیرمحتمل، بعید، ممکن منطقی، محتمل، بسیار محتمل، تقریبا قطعی و قطعی. پس از انجام تجزیه و تحلیل ریسک، بودجه ای برای موارد پیش بینی نشده برای مدیریت ریسک و رویدادهای پیش بینی نشده به منظور جلوگیری از افزایش هزینه‌ها اختصاص خواهد یافت.
تخصیص منابع:
الف) برآورد هزینه:
به منظور اطمینان از وجود و تخصیص منابع مالی کافی در پروژه پیشنهاد می شود که کارفرما به کارمندان خود که در پروژه های منطقه ای حضور دارند، آموزش دهند تا سطح دانش، مهارت و توانایی تخمین دقیق پروژه های خود را بطور دقیق ارزیابی کنند. بر این اساس، لازم است سازمان ها دستورالعمل های مفصلی را در اختیار کارکنان خود قرار دهند. فرد در این موقعیت، روند پیشرفت پروژه ها را هدایت می کند و اطمینان می دهد که برآوردهای دوره ای با نتایج اولیه محاسبه بودجه پروژه های حمل و نقل مطابقت داشته باشد.
ب)مستندات:
لازم است سازمان ها منابع لازم را برای مستند کردن رویه های برآورد هزینه، ارزیابی ریسک و مدیریت پروژه در حین کار فراهم کنند. استفاده از تکنیک ها و ابزارهای مستند سازی، مانند پرونده تخمین بودجه پروژه، برای کلیه پروژه های حمل و نقل سودمند خواهد بود. پرونده تخمین پروژه باید بطور مداوم مورد بازبینی و بروزرسانی قرار گیرد.
ج) ارزیابی ریسک و محاسبه بودجه پیش بینی نشده:
شناسایی، ارزیابی و مدیریت ریسک تأثیر بسزایی در تخصیص منابع مطابق با محاسبه بودجه پروژه های حمل و نقل دارد. بنابراین، پیشنهاد می شود سازمان های مربوطه کارگاه های گروهی را برای آموزش کارگروه در مورد نحوه اجرای ابزارها و تکنیک های مدیریت ریسک سازماندهی و برگزار کنند. برای این منظور، لازم است تا سازمان های حمل و نقل با استفاده از منابع تخصص مدیریت ریسک، ماژول های کارگاهی را توسعه دهند. علاوه بر این، سازمان های حمل و نقل باید از تخصص مدیریت ریسک داخلی استفاده کنند و یا یک شرکت مشاوره مدیریت ریسک را استخدام کنند. این مشاور با شناسایی و بررسی طیف وسیعی از نتایج احتمالی، به طور مستقیم با عدم قطعیت ها و ناشناخته ها سروکار دارد.
